2021年6月9日
子ども会名簿などの個人情報の取扱について

単位子ども会の「○○子ども会 個人情報取扱規則」制定のお手伝いをします。
《 経緯 》
今年も、単位子ども会の会員名簿を作る際に、学校から名簿等の情報を提供してもらえなかったという声を聞きました。  その理由は2つ考えられます。
1 学校が、子ども会に名簿を提供して良いかということの「保護者の同意」を取っていない。
2 子ども会が個人情報を適切に取り扱ってくれる団体であるか判断が付かない。

令和3年度熊本市子ども会育成協議会書面総会・第2回理事会(報告)にも記していますように、
個人情報保護法が2005年4月1日に施行されました。これまで5,000件以下の個人情報を取り扱う事業者は同法の対象外とされてきましたが、2017年5月30日の改正により全ての事業者に適用されることになりました。これにより、子ども会なども該当することになります。
 すなわち、子ども会として活動する場合は、個人情報保護法を遵守しながら、子ども会会員等の個人情報を取得、利用、管理する必要があります。
 折しも、令和3年(2021年)3月 熊本市教育長から各学校に「個人情報の適正な取扱いについて」という通知が出され、このことについては熊本市個人情報保護条例等に則り適正に対応する必要が求められています。学校が児童の名簿等を第三者に提供する場合は「保護者の同意」を得て提供するように求められています。第三者の例として7つの事項が示されており、その「第7」がPTAに関することです。残念ながら、子ども会については例示されていませんでした。
その結果、子ども会に関しては保護者の同意を取っていないから提供できないのではないかと思われます。
 ただ、上記通知の【注意】として「その他、第三者へ個人情報の提供が見込まれる場合は、各学校で必要に応じて項目を作り同意を得ておくこと。」とあります。このことは、子ども会への個人情報の提供が「絶対だめ」と言うことではなく、「同意」を得れば良いということですので、「第8」に子ども会に関する事項を追加してもらえれば学校から児童等の名簿の提供が受けやすくなると考えられます。
 そこで、市子協も、今までの個人情報取扱規則等を廃止して今回新しく制定し、併せて会則の不備を改正しました。今後は単位子ども会の制定を全面的に支援し、学校から個人情報(名簿等)を受けやすくする条件整備の為の取組を推進してまいります。

 《 一連の流れ 》(予定)
 ①市子協が単位子ども会に上記の経緯等を説明→②各単位子ども会に個人情報取扱規則のサンプル(ひな形)を提示→③各単位子ども会が「○○子ども会 個人情報取扱規則」を制定する。(会則がある場合は、規則を定め適正に運用する旨の条項を追加する)→④市子協が教育委員会に単位子ども会の規則制定済みを説明し、教育委員会が学校に「第8の項目を作り、個人情報を子ども会に提供するように通知」を出して貰うように教育委員会に働きかける→⑤単位子ども会が学校に「規則」を遵守する旨伝え、個人情報(名簿等)の提供を求める→⑥個人情報の提供を受け、子ども会の組織を作り、子ども会活動を行う
そのためには上記の③のように「○○子ども会 個人情報取扱規則」の制定が必要です。④までをなるべく早く、遅くとも本年中に終えた方が名簿提供を受け、その後の作業を行う上で都合がよいと考えられます。

《 サンプルを提供します 》
サンプルの提供は基本的にはメールで行いたいと思います。サンプルを元に各単位子ども会で規則を作られても良いですし、市子協が子ども会名を入れて完成した「規則」を提供しても良いです。
いずれにしても、年の後半にメールが集中しないように、子ども会役員会等で共通理解が図られましたら、早めに市子協へご連絡ください。③のことがある程度進んだら、④に進みます。
 このホームページを見ておられない方も多いと思います。このことを他の子ども会の方にも広めて頂きたいと思います。また、ご質問、あるいは他の方法(アイディア)等がありましたらご連絡ください。
以上よろしくお願いいたします。来年こそ、子ども会名簿作りで苦労しないで済むようにしたいものです。
なお、市子協の「会則」及び「個人情報取扱規則」を添付します。
                      令和3年6月9日 熊本市子ども会育成協議会                       
下記をクリックしてください。
熊本市子ども会育成協議会 会則
熊本市子ども会育成協議会 個人情報取扱規則

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